Aunque Microsoft Office se conserva como la suite ofimática más utilizada, a la vez es cierto que las herramientas(tools) online de Google® (Google Docs, Hojas de Cálculo y Presentaciones) se perfilan como una alternativa cada vez más interesante, gracias a la incorporación de nuevas características. Y en el caso concreto de Google Docs, sus características de edición compartida en tiempo real y su incorporación con otras herramientas(tools) de Google® lo han transformado en una herramienta(tool) de trabajo imprescindible en el día(24hrs) a día(24hrs) tanto de pequeñas empresas como de expertos independientes.
Tanto si usas Google® Docs a diario como si sólo lo haces de vez en cuando, aquí te anunciamos una elección de consejos, trucos y complementos con los que podrás sacarle aún más partido al procesador(CPU) de textos online de Google, y convertirlo en una herramienta(tool) aun más práctica y útil.
Crea una tabla de contenidos
Cuando un informe logra una longitud considerable, navegar por él comienza a ser complicado. En estos casos, lo más práctico es contar con un índice que te admita moverte de un artículo a otro o saltar de sección en sección de forma fácil y rápida. Y para eso ni siquiera teneis que hacerlo, porque Docs lo desarrolla automáticamente.
Sólo teneis que asegurarte de utilizar los formatos de título adecuados para tus secciones (los llamados Título 1, Título 2, Título 3, etc. que puedes hallar en el menú Formato > Estilos de párrafo) y Google® Docs los usará para inventar con ellos automáticamente un índice que admite moverse por el informe más fácilmente. Lo teneis en el menú Herramientas > Esquema del documento. Si lo prefieres, a la vez puedes utilizar el complemento Table of contents.
Inserta y edita una imagen
En Google® Docs teneis muchas alternativas para introducir imágenes(multimedia) en tu documento. La más sencillo es ir al menú Insertar > imagen, y desde ahí seleccionar una foto que tengas en el disco duro.
Pero si te fijas con detalle, verás que en la parte superior de la ventana donde seleccionas imagen teneis más opciones: subir una foto desde tu Google® Drive, coger una imagen online insertando su URL, o inclusive tomar una foto con tu webcam en ese momento. También puedes inventar investigar en Google® (haciendo click en “Búsqueda”), cuyos resultados asimismo son imágenes(multimedia) royalty-free que puedes utilizar en tu informe sin miedo a quebrar ningún derecho de autor.
Una vez insertada la imagen, y si haces click en en ella, verás un botón designado “Opciones de imagen” que te da ingreso a algunas alternativas básicas de edición, como modificar los valores de brillo y contraste o agregar un filtro de color.
Cambia de mayúsculas a minúsculas con un clic
Ésta es una de esas pequeñas funcionalidades que puedes echar de menos en Google® Docs en alguna ocasión, no obstante que por fortuna puedes agregar de manera fácil gracias al uso de un complemento: Change Case.
Una vez lo has instalado, sólo teneis que seleccionar el texto cuya repartición de mayúsculas y minúsculas deseas cambiar, e ir al menú Complementos > Change Case. Dentro de su menú podrás seleccionar entre muchas opciones de formato, y aplicar la que prefieras al texto seleccionado con un sencillo clic.
Cuenta las frases y caracteres del documento
Esta otra función, en cambio, sí que está integrada en Google® Docs y resulta muy útil cuando teneis que escribir un texto dentro de un determinado rango de dimensión – o si, por ejemplo, lo que cobres por tu trabajo depende de frases que escribas-.
Para saber cuántas frases posee tu documento, facilmente ve al menú Herramientas > Contar frases y verás un cuadro de resumen que a la vez incluye número de páginas y caracteres con y sin espacios. Es más, puedes efectuar esta misma operación no obstante sólo con un fragmento de texto seleccionado, en lugar de todo el informe completo.
Accede a más plantillas
Hace unos meses(del año) hablábamos de Vertex42, una web-site con docenas de plantillas de Excel para organizarlo casi todo. Pues bien, esa web-site a la vez está habilitado como complemento para Google® Docs, bajo el nombre Template Gallery, y puedes usarlo para descargar y utilizar nuevas plantillas para tus documentos, asimismo de las que ya incluye la propia suite.
Tras instalarlo, lo hallarás en el menú Complementos > Template Gallery, y desde su ventana podrás navegar por las diferentes categorías de plantillas: cartas formales, CV, calendarios, listas, etc. También hallarás muchas plantillas para las Hojas de Cálculo de Google.
Copia muchos elmenentos al Portapapeles web
Siendo una suite ofimática online, Google® Docs no posee un portapapeles cualquiera… posee uno online. Asimismo de la función estándar de copiar y pegar un pedazo de texto, puedes utilizar el llamado Portapapeles web, asequible desde el menú Editar.
La peculiaridad de este portapapeles es que te admite guardar muchos fragmentos de texto (no sólo el último que hayas copiado, como suele ocurrir con esta función) y que asimismo estos fragmentos permanecen guardados en los servidores de Google® durante 30 días desde que los copias o desde la ultima vez que los usas.
Crea atajos de teclado personalizados
Aunque Google® Docs cuenta con sus propios atajos de teclado (como observaremos más adelante), a la vez teneis la alternativa de inventar los tuyos. No tanto para cosas como agregar un link o meter un texto en negrita, sino para utilizarlos con textos que escribas con frecuencia.
Así, si por ejemplo sueles escribir cartas formales en las que usas expresiones como “Estimado señor”, “Cordialmente” o “Le rogamos se ponga en contacto con nosotros”, puedes inventar combinaciones de teclas que equivalgan a esas expresiones, y ahorrarte el tener que teclearlas cada vez que desees usarlas.
Para ello sólo teneis que ir al menú Herramientas > Preferencias, y rellenar la casillas de Sustitución automática con las combinaciones de teclas que quieras, y los textos correspondientes a cada una.
Inserta una gráfica
Aunque Google® Docs no posee una herramienta de producción de gráficas en sí, cuenta con utilidades que te aceptan insertarlas en tus informes de forma muy sencilla. Por un lado, desde el menú Insertar > Gráfico puedes agregar un esquema a tu documento, eligiendo entre muchos diseños. Y si haces click en él y luego en el icono de “Abrir en Hojas de Cálculo” (en la esquina superior derecha) podrás editarlo de forma directa en esa aplicación, y update los cambios en tu documento.
Por otro lado, teneis la alternativa de utilizar LudidChart Diagrams, un complemento con el que puedes inventar gráficas de muchos tipos (esquemas, diagramas de flujo, bocetos, mapas de ideas, etc.) e insertarlas en Google® Docs fácilmente.
Investiga y complementa con más información
Quizás una de las características menos aprovechadas de Google® Docs es su cerda Explorar, a la que puedes entrar desde el menú Herramientas (o activar desde el menú contextual de un fin o texto seleccionado).
Desde esta cerda puedes ampliar información, investigar imágenes(multimedia) relacionadas con el informe o el texto relacionado, o inclusive localizar en tu Google® Drive otros informes sobre el mismo tema. En definitiva, una especie de búsqueda rápida en Google, incluida dentro de tu documento.
Convierte tu informe a PDF… o a ebook
Google® Docs está muy bien para redactar informes en tu propio browser(navegador) web, y tenerlos accesibles desde cualquier sitio. No obstante en ocasiones necesitas descargar esos informes a tu PC, y compartiros en un formato determinado.
Por fortuna no necesitas de ninguna app extra, conversor de formatos o similar. Simplemente ve al menú Archivo > Bajar como, y podrás seleccionar entre muchos formatos, incluidos DOC, DOCX y PDF (o incluso EPUB, para llevarte el informe en tu lector de libros electrónicos).
Dictar documentos
Hace algo más de un año, Google® integraba en su suite ofimática online la capacidad de dictar documentos. Así, en lugar de tener que teclearlo todo, puedes inventar un informe con tu voz, dictándole el texto a Google® Docs.
Esta característica, que solamente sirve en Google® Chrome, puede activarse desde el menú Herramientas > Escritura por voz, y sin embargo si bien algunos de sus comandos de formato continuan estando libres sólo en inglés, puede ser una buena alternativa cuando llevas todo el día(24hrs) tecleando y necesitas descansar las manos un rato.
Extra: los atajos de teclado de Google® Docs
Como buena fan de los atajos de teclado, no podía terminar esta lista sin nombrar los que están libres para Google® Docs. No obstante más que inventar una larga lista de ellos, lo único que necesitas saber es que desde el menú Ayuda > Combinaciones de teclas puedes entrar a los más comunes, y inventar una búsqueda de cualquier otro que te interese aprender.
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La noticia ¿Quién requiere Word? 11(once) trucos y add-ons para darle superpoderes a Google® Docs fue publicada originalmente en Genbeta por Elena Santos .
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