Los 14 mejores consejos y herramientas para dejar de perder el tiempo en reuniones

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Reuniones efectivas Puede que Facebook® o YouTube® sean fuente de muchas distracciones en el trabajo , no obstante las reuniones pueden ser a la vez una gran pérdida de tiempo si no se gestionan de la forma adecuada. Es cierto que a veces un breve encuentro en persona es más veloz y útil que un intercambio de docenas de msjes de email, no obstante para que así sea, hay que saber crear reuniones eficientes.

En este capítulo reunimos algunos consejos(sugerencias) para alcanzar que tus reuniones sean realmente útiles, y no se conviertan en un agujero negro de tiempo. Puedes aplicarlos tanto si eres el organizador como si eres un asistente, y están basados sobre todo en mi maestría personal (después de haber pasado muchas horas encerrada en una sala de reuniones).

También hallarás algunas aplicaciones y servicios online que pueden ayudarte con tus reuniones, desde controlar el tiempo que dedicas a cada punto, hasta redactar al acta que luego compartirás con los participantes. Todo es cuestión de proponérselo, y obtener que tus reuniones se conviertan en una parte satisfactoria de tu trabajo (y un sitio donde vas a apagar el cerebro mientras alguien más habla).

Así son las reuniones eficientes

Hay una serie de funciones que definen a una reunión eficiente, y casi todas tienen que mirar con la planificación y la preparación previa. En una reunión, donde estás tomando tiempo de otras personas(individuos) (y que asimismo suelen ser horas laborables) es vital hacerlo de la forma más eficaz posible. Toma nota para tu próxima reunión:

  • Comparte la agenda por adelantado. Lo más importante es saber de qué trata la reunión. De hecho, las cuestiones que se tratarán en ella te pueden inclusive apoyar a decidir si realmente es indispensable convocarla, o se puede solucionar inmediatamente vía correo electrónico. En caso contrario, envía la agenda con los temas a tratar a todos los participantes, al menos 24 horas antes de la reunión. Si no eres el organizador, requiere esta agenda a la persona encargada.

  • Revisa la lista de invitados. Otro punto muy importante es decidir a quién invitas a la reunión. Asegúrate de que las personas(individuos) claves pueden asistir, ya que de lo contrario no se podrá tomar ninguna decisión. Por otro lado, si te han invitado a una reunión y crees que tu presencia no es necesaria, no tengas temor de rechazar la convocatoria (pidiendo, eso sí, que te envíen el acta después).

  • Respeta escrupulosamente los tiempos. Llegar tarde a una reunión no sólo es una falta de educación, sino que asimismo hace aguardar a todos los demás que han llegado antes. Si eres el organizador, no esperes a los tardones: emprende la reunión a su hora, respeta los tiempos asignados a cada parte (que habrás calculado antes en la agenda) y acaba a la hora prevista. Si eres un asistente, no te levantes de tu sitio a la hora en que emprende la reunión, porque llegarás tarde. Para motivar a estos tardones, un “truco” que no falla es crear pagar un euro a todo aquel que llegue tarde. Luego, con el bote acumulado podéis ir a tomaros algo todos juntos.

  • Crea un archivo de ideas. A menudo en las reuniones es fácil salirse del tema, según la conversación de los integrantes va progresando. Si surge algún tema fuera de la agenda no obstante que es importante, apúntalo en un “archivo de ideas” para incluirlo en el acta y tratarlo en otra ocasión (quizás la próxima reunión).

Reuniones efectivas

  • Asigna tareas antes de acabar. Generalmente las reuniones acaban con una serie de acciones que deben repartirse entre los asistentes. Procura que quede claro quién se encarga de cada cosa antes de dar la reunión por acabada, y si es posible, con una fecha estimada de elaboración de la tarea en cuestión.

  • Toma informativos personales. Todos los asistentes deberían tomar informativos en una reunión, enfocadas sobre todo a temas derivados de la agenda que quieran tratar, y a apuntarse la tarea que se le haya asignado al finalizar la reunión. Para el acta de la reunión, idealmente, se debería designar a una persona al inicio de la misma. En general se aconseja tomar informativos con lápiz y papel (no con ordenador) sin embargo hablaremos de eso más adelante.

  • Haz seguimiento de la reunión. Ya sea para tratar los temas pendientes que quedaron en el “archivo de ideas”, o las tareas asignadas a cada uno de los asistentes, es importante a la vez crear seguimiento de la reunión en uno o dos días, para cerciorarse de que el trabajo empezado con ella continua su curso.

Apps y servicios para mejorar tus reuniones

Decía antes que a la hora de tomar informativos en una reunión, es mejor hacerlo con lápiz y papel. Esto es porque en general, el uso de tecnología (portátiles, móviles, tablets) en una reunión es más una distracción que otra cosa, y a la mínima que desconectas del tema te encuentras comprobando el email o viendo redes sociales. De hecho, en algunos artículos sobre este tema recomiendan prohibir la entrada de smartphones en la sala de reunión.

Sin llegar a ese extremo, en mi maestría personal creo que es práctico que tanto el organizador como la persona que va a tomar el acta lleven portátil; el 1.º por motivos obvios, y el 2.º para ahorrarse el trabajo de pasar las informativos manuscritas a un email. El resto de asistentes puede excelentemente recurrir al papel y boli.

Eso no quiere declarar que no haya gente de aplicaciones y servicios online que puedes utilizar (si es que finalmente decides integrar la tecnología en tus reuniones) para hacerlas más efectivas. Algunas de ellas son:

Team Meeting Checklist

Reuniones efectivas Team Meeting Checklist es un simple formulario web-site que te admite comprobar si lo teneis todo a punto para tu reunión, incorporando muchos de los puntos que comentábamos antes. Una vez rellenado, podrás enviarlo a los integrantes en la reunión, adquiriendo con ellos un compromiso. También puedes imprimirlo para tener una copia continuamente a mano.

Solid

Reuniones efectivas Solid es una estupenda app gratuita para organizar reuniones por tu cuenta, en interconexión con Google® Calendar o con Office 365. Cada reunión cuenta con su propio espacio donde tomar notas, crear una lista de las acciones acordadas o anotar ideas que hayan surgido. Luego puedes compartir estas informativos a modo de extracto con todos los integrantes vía email. Solid a la vez te admite crear seguimiento de las tareas que te hayan asignado y calcula estadísticas acerca de tus reuniones.

Worklife

Reuniones efectivas Worklife es otra app con la que gestionar más de manera fácil las reuniones y todo lo que implican: preparar la agenda, informar a todos los participantes, tomar acta, crear seguimiento, etc. En este caso, sirve un poco como un informe compartido de Google, donde todo el universo puede compartir y ve los cambios aplicados en tiempo real. Worklife asimismo se sincroniza con Google® Calendar y con Outlook.

Meeting Calculator

Reuniones efectivas ¿Crees que pasas demasiado tiempo en reuniones? Meeting Calculator te lo dejará claro. Esta app web-site calcula tus estadísticas de reuniones, como por ejemplo cuántas horas pasas reunido al año, su duración media, o el porcentaje de reuniones que organizas frente a aquellas a las que asistes como participante. Para ello, eso sí, es imprescindible que uses Google® Calendar, ya que es de donde esta app extrae sus datos.

Meeting Ticker

Reuniones efectivas Si te estás preguntando si deberías o no celebrar una reunión, un punto que puede apoyar a convencerte es el impacto económico que ésta puede tener en la empresa. Sólo hay que ir a Meeting Ticker , insertar el número de participantes, el sueldo medio de todos ellos (calculado por horas) y el tiempo que lleváis de reunión. Con esos datos, la web-site exhibirá un contador con el dinero que se está gastando. Lógicamente no es una ciencia exacta, no obstante asistencia a ser consciente del gasto que suponen a veces las reuniones demasiado largas sin un objetivo(propósito) fijo.

Minutes.io

Reuniones efectivas El acta es un punto importante de la reunión, puesto que admite repasar todo lo que se ha comentado en ella, lo que se ha decidido y las tareas asignadas a cada uno de los participantes. Con Minutes.io puedes crear estas actas de forma directa en tu navegador, de forma muy sencilla, clasificando de forma directa cada elemento de la misma (tarea, idea, decisión, etc.) y luego compartiéndola vía email. Se puede utilizar gratis(free) y a la vez posee planes de pago con alternativas extra.

Team Meeting Timer

Reuniones efectivas ¿Necesitas una forma sencilla y efectiva de controlar el tiempo en una reunión? Team Meeting Timer es la respuesta. Ábrelo en el navegador, establece la duración de la reunión y empieza. Es cierto que puedes utilizar en realidad cualquier reloj, no obstante si por ejemplo la sala de reuniones cuenta con un proyector, es buena idea meterlo ahí a la vista de todo el universo para que todo el universo respete sus tiempos.

En Genbeta | ¿Te agobia tu lista de tareas? 17(diecisiete) aplicaciones y consejos(sugerencias) para hacerla más útil

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La noticia Los 14(catorce) mejores consejos(sugerencias) y herramientas(tools) para abandonar de perder el tiempo en reuniones fue publicada originalmente en Genbeta por Elena Santos .


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